Zawiadomienie o naruszeniu ochrony danych osobowych (incydent w systemie Fakturownia)

Ważna informacja dotycząca bezpieczeństwa Państwa danych osobowych

Szanowni Klienci,

Działając zgodnie z art. 34 Rozporządzenia o Ochronie Danych Osobowych (RODO), jako administrator danych osobowych pragniemy poinformować Państwa o incydencie bezpieczeństwa danych osobowych, do którego doszło u naszego zewnętrznego dostawcy oprogramowania do fakturowania – w systemie Fakturownia.

1. Co się stało?

W dniu 1 października zostaliśmy poinformowani przez dostawcę systemu Fakturownia o nieuprawnionym dostępie do danych znajdujących się na serwerach tego dostawcy. Incydent dotyczy dostawcy oprogramowania i nie był wynikiem przełamania zabezpieczeń w naszych wewnętrznych systemach IT.

2. Jakie dane mogły ulec naruszeniu?

Naruszenie dotyczy danych zawartych na dokumentach księgowych (fakturach). W zależności od zakresu naszej dotychczasowej współpracy, naruszenie mogło objąć:

• Imię i nazwisko / Nazwę firmy oraz NIP,
• Adres zamieszkania lub adres prowadzenia działalności,
• Historię transakcji (kwoty, numery faktur, przedmiot transakcji),
• Adres e-mail / numer telefonu / numer PESEL; wyjątkowo, jeśli dotyczy, tj. jeśli dane te były wskazane na fakturze.

3. Jakie mogą być tego konsekwencje?

Wyciek tego typu danych może wiązać się z ryzykiem:

• Otrzymywania fałszywych wiadomości e-mail lub SMS (tzw. phishing) zachęcających do kliknięcia w podejrzane linki lub dokonania wpłat,
• Podszywania się pod naszą firmę w celu wyłudzenia płatności (np. faktury ze zmienionym numerem konta bankowego),
• Utraty kontroli nad własnymi danymi osobowymi, w tym np. udostępnienia ich innym nieuprawnionym osobom lub w sieci Internet,
• Kradzieży lub sfałszowania tożsamości. Ujawnienie zestawu powyższych kategorii danych może prowadzić w szczególności do nieautoryzowanego zaciągania pożyczek/kredytów w instytucjach finansowych na szkodę osoby, której dane dotyczą,
• Naruszenia dobrego imienia, w tym np. zamieszczania publicznie fałszywych lub obraźliwych opinii/informacji w powiązaniu z udostępnionymi danymi.

4. Jakie środki ostrożności warto podjąć?

Zalecamy Państwu podjęcie następujących kroków:

• Zwiększenie czujności wobec przychodzących wiadomości e-mail oraz SMS (prosimy nie klikać w podejrzane linki i nie pobierać niezamówionych załączników).
• Dokładne weryfikowanie numeru rachunku bankowego przed wykonaniem przelewu za jakiekolwiek usługi lub towary (w razie wątpliwości prosimy o kontakt telefoniczny z naszą firmą).
• Zastrzeżenie numeru PESEL w aplikacji mObywatel lub serwisie Obywatel.gov.pl.

5. Co zrobiliśmy w tej sprawie?

Po otrzymaniu informacji od dostawcy niezwłocznie zgłosiliśmy incydent do Prezesa Urzędu Ochrony Danych Osobowych (PUODO). Żądamy od dostawcy oprogramowania pełnych wyjaśnień oraz wdrożenia dodatkowych zabezpieczeń minimalizujących ryzyko powtórzenia się takiej sytuacji.

Dodatkowo, w celu zaradzenia naruszeniu ochrony danych osobowych oraz zminimalizowania jego ewentualnych negatywnych skutków, podjęliśmy następujące działania:

• Przeprowadzono dodatkowe szkolenie pracowników w zakresie bezpieczeństwa danych, ze szczególnym uwzględnieniem procedur związanych z przesyłaniem informacji i dokumentów zawierających dane osobowe.
• Wdrożono procedurę wzmożonego monitorowania ewentualnych naruszeń oraz dodatkową weryfikację przesyłanych informacji przed ich wysyłką.

6. Kontakt

W razie jakichkolwiek pytań lub wątpliwości dotyczących ochrony danych osobowych, pozostajemy do Państwa dyspozycji pod adresem właściwym dla kwestii przetwarzania danych osobowych (dane pełnomocnika administratora w sprawie danych osobowych):

• E-mail: [email protected]
• Telefon: 662 624 623

Przepraszamy za wszelkie niedogodności i stres wynikający z zaistniałej sytuacji, mimo że powstała ona bez naszego udziału.

Z poważaniem,
Przemysław Mularczyk
R.ESTATES2 sp. z o.o.
R.ESTATES4 sp. z o.o.
R.ESTATES1 sp. z o.o.
R.ESTATES3 sp. z o.o.
PMSS sp. z o.o.